Quelle est la procédure pour répondre à un appel à propositions ?
Les dossiers sont soumis uniquement par voie électronique, via la page de l’appel à propositions concerné sur le portail de la Commission européenne Funding and Tenders. La seule exception reste les projets EIC Accélérateur qui sont soumis sur une plateforme dédiée. Pour plus d’informations, rendez-vous ici.
Y a-t-il une pré-inscription nécessaire sur le portail du participant pour répondre à un appel Horizon Europe ?
Il n’y a pas de pré-inscription, mais le déposant doit posséder un compte “EU login”, qui doit lui permettre d’accéder au site électronique de soumission des propositions. La création de ce compte est faite sur la plateforme de la Commission européenne. Il est fortement recommandé de le faire le plus tôt possible.
Chaque structure doit ensuite se doter d’un code PIC (Participant Identification Code) (voir la question sur le code PIC)
Quelles sont les pièces qui composent le dossier de soumission ?
Sauf indication contraire dans le texte de l’appel (soumission en deux étapes), la soumission se fait le plus souvent en une seule étape et de manière électronique uniquement via la plateforme de la Commission européenne. Le dossier de soumission est ainsi composé :
- de la partie A : formulaires de soumission à caractère administratif et financier (à remplir en ligne),
- de la partie B : descriptif scientifique du projet,
- d'une annexe éventuelle.
Le modèle du dossier de candidature est disponible sur le portail européen, en fonction du type d’instrument choisi, dans les documents relatifs à l’appel à propositions. Vous pourrez le retrouver dans la section Reference Documents en cliquant sur Template and Forms.
Où peut-on trouver le modèle du dossier de candidature ? et existe-t-il un modèle à suivre pour la rédaction de la proposition (partie B) ?
La proposition doit être rédigée selon le modèle (ou template) présent sur la page de soumission du portail du participant lorsque vous créez votre projet.
Avant la création de votre projet, si vous souhaitez consulter le modèle standard, vous pourrez le consulter dans la section Reference Documents en cliquant sur Template and Forms. Attention, le modèle présenté dans le texte de l'appel peut être différent de celui à utiliser lorsque vous créez votre projet. Il vous faut impérativement utiliser le template en format.doc disponible sur le site de soumission.
Y a-t-il des contraintes de mise en page que le porteur de projet doit prendre en compte lors de la rédaction de sa proposition (nombre de pages, format) ?
Le nombre de pages maximal par type d’instruments ainsi que les contraintes de mise en page doivent être impérativement respectés. Tout ce qui dépasse le nombre de pages imposé ne sera pas pris en compte par les experts-évaluateurs.
Puis-je ajouter des pièces jointes au dossier de soumission ? (lettre d’engagement, devis…)
Non, sauf si cela est expressément prévu dans le texte de l’appel. A ce moment-là, le système permet de déposer une annexe. Sinon, seule la partie B pourra être téléchargée.
Peut-on soumettre plusieurs versions jusqu’à la date limite ?
Il est possible de soumettre plusieurs versions de la proposition sur le portail du participant jusqu’à la date limite de clôture de l’appel. Chaque nouvelle version écrasera la précédente. Le trafic sur le site étant très élevé les jours précédant la date limite de soumission, il est fortement conseillé de ne pas attendre les derniers jours avant la date limite pour soumettre sa proposition !
Quelle est la durée d’un projet collaboratif ?
Lorsque le topic ne précise pas de durée, il revient au porteur de proposer une durée de projet qui est en concordance avec le budget, les activités et les résultats envisagés. En moyenne la durée d’un projet collaboratif est de 3 à 4 ans.
Dans quelle langue doit être rédigé le dossier ?
Il est fortement recommandé de rédiger le dossier en anglais, qui est la langue de travail des comités d’évaluation. Les projets soumis dans une des autres langues officielles de l’Union Européenne seront traduits en anglais par un outil de traduction automatique. Ils devront impérativement être accompagnés d’une version du résumé du projet en anglais.
Comment puis-je déterminer le budget de mon projet ? Y-a-t-il un montant recommandé ?
Dans le descriptif des appels, il est indiqué un montant maximal indicatif. Il est recommandé (mais pas obligatoire) de ne pas le dépasser afin de rester concurrentiel vis-à-vis des autres déposants.
Il faut élaborer le budget de la proposition en fonction des besoins que chaque partenaire estime nécessaire pour la réalisation des objectifs du projet. Chaque partenaire doit donc évaluer ses coûts en fonction de ses propres règles et dans le respect de l’éligibilité des coûts établie par la Commission Européenne. Le budget doit donc être en adéquation avec les ambitions du projet.
Il faut bien avoir à l’esprit que chaque programme et appels a des caractéristiques propres, qui sont détaillées au niveau des conditions spécifiques.
Dans la partie A de la proposition, je dois renseigner un tableau des chercheurs impliqués dans le projet. Qui dois-je indiquer ?
Le tableau des chercheurs de la partie A est réservé aux chercheurs et chercheuses et futurs chercheurs et chercheuses uniquement, qui seront impliqués dans le projet. Il faut s’en tenir aux définitions et aux catégories (A, B, C, D) proposées en dessous du tableau à compléter dans la Part A de la proposition. Bien entendu, cela n’empêche pas d’autres personnes et experts de participer au projet, mais ils ne sont pas à lister dans ce tableau.
Ce tableau sert à la Commission européenne à mieux suivre l’impact des projets dans la carrière des chercheurs (objectif statistique).
A qui peut-on s’adresser si l’on rencontre des difficultés techniques dans la soumission du projet ?
Vous pouvez contacter l’"IT helpdesk" ; les PCN n’ont aucun accès privilégié à la plateforme de soumission ou au portail de manière générale.
Il est également possible de contacter le Research Enquiry Service (RES) en sélectionnant le sujet 03 “Proposal submission and evaluation”.
Pour les appels ERC, une adresse mail dédiée est indiquée sur la page de l’appel.